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无纸化办公环境下企业面临什么法律风险?

来源:网络时间:2018-06-21 00:43阅读:0

  随着互联网技术的迅猛发展,诸多企业为了提高办公效率,逐步推行无纸化办公。但是此种既环保又高效的办公模式真的就是万无一失吗?显然不是这样的,如果在推行无纸化办公过程中不注意相关法律风险的防范,极易在可能出现的纠纷中使得企业处于被动地位。那么,在无纸化办公的环境下存在着哪些法律风险?又该如何避免?

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  风险一、相关系统维护不及时,导致相关数据丢失

  虽然许多企业已经采取了无纸化办公系统,但是普遍缺少专业维护和更新系统的人员。在此种情况下,办公系统极易由于缺少专业管理员的更新、维护而出现问题。在数据更新不及时的情况下,或许仅仅是该办公系统无法发挥应有的效果。但是,在实务中常有系统中部分重要数据因未及时更新维护而发生丢失。在此种情况下,如果企业涉诉,需要提供相关数据,但是由于数据丢失却无可奈何。这将会使企业陷入明显劣势的窘境。

  风险二、相关记录未经过员工确认,无法作为有力证据

  众多采用无纸化办公的企业最常用的便是对于企业的员工进行考核。但是,在许多劳动争议案件中,即便是企业向裁判机关提交了相关的电子考勤记录,却还是不利于自己。原因在于,这一类的考勤记录由于是电子系统中提取的,并且在制作的过程中,并不能体现出经过员工的确认,所以非常难以作为有力证据来进行使用。最终的结果,极有可能导致企业败诉。

  风险三、相关材料的有效性难以保证

  电子文稿非常难以取代书面的纸质文稿,许多文件在电子系统中仅仅是一种电子数据的形式存在。以公司的某项决策为例,公司要做出决策,必然需要领导在相关材料上签字确认后生效。但是在无纸化办公的环境下,这一行为可能就会变成了一种电脑程序上的批准流程。这样的形式,或许在公司的内部经营中具有同等的效力。但是,如果一旦发生纠纷,这一类的相关证据难以作为优势证据。因为,这一系列的材料的有效性难以保证。

  那么,如果在无纸化办公的环境下,合理地规避风险呢?

  解决方式一、设立系统维护专员

  结合中小企业的经营特点,可以设立系统维护专员,该人员可以由其他工作人员进行兼任。主要负责办公系统的日常维护,对于旧信息进行删除,重要信息予以备份,对新信息进行及时发布。

  解决方式二、涉及重要事项应以纸质形式确认后备份

  以企业员工考勤为例,对于员工休假、旷工、上下班等详细记录从电子系统中导出,由员工在该记录表上签字确认。另外,对于考勤记录、薪金发放等重要事项,必要时需要以纸质的形式经相关权利人签字确认后进行备份。

  解决方式三、加强档案管理工作

  无纸化办公并不意味着忽视公司相关档案的管理工作,反之应更加重视和加强档案管理工作。对于重要事项的审批、公司相关决策的公布等有关公司经营中的重大事项均应加强档案管理。

  总结:

  无纸化办公在现阶段并非能够完全替代纸质化办公的模式,由于其现阶段在发生纠纷争议过程中其证明力不足的特质。企业经营者并不能完全依赖该模式,对于经营的重要事项还应该是纸质和电子系统双重备案更为稳妥。


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